Friday, September 22, 2017
Введение в RFP от аутсорсера Печать
10.03.2011, Галина Козорезова. Outsourcing.ru

Request for Proposal (RFP) — запрос на коммерческие предложения, который готовится заказчиком для рассылки потенциальным подрядчикам и сервисным провайдерам в рамках тендерного или аукционного процесса. В RFP формулируются цели проекта, бизнес-требования к нему, определяются критерии оценки качества продукта/услуги, целевые значения KPI, а также объявляются критерии выбора поставщика.

Что такое RFP?

Выбор сервисного провайдера — это процесс. Запрос на коммерческие предложения — первый шаг на этом пути. Грамотно составленный RFP позволяет выполнить этот шаг наиболее эффективно. Такой RFP содержит механизмы, которые упорядочивают процесс принятия решения о выборе поставщика сервиса и позволяют четко идентифицировать риски и выгоды. RFP должен включать разделы, диктующие структуру и формат ответов поставщиков. Кроме этого, конечно, должно оставаться место и для творческого потенциала и новшеств, которые поставщики сервисов могут вложить в свои предложения. Предложения, содержащие наиболее интересные и полезные дополнения, могут иметь преимущества относительно других. Однако, слишком сильные различия в форме и составе коммерческих предложений способны усложнить процесс сравнения претендентов и воспрепятствовать принятию верного решения. Помимо этого, грамотно составленный RFP отражает стратегию, а также краткосрочные либо долгосрочные бизнес-цели заказчика, для которых поставщики могут предложить соответствующую перспективу.

Часто процесс выбора сервисного провайдера разделен на две стадии, из которых первая — определение узкого круга потенциально интересных поставщиков, а вторая — кропотливый отбор того самого, единственного. В этом случае на первой стадии готовится и рассылается запрос на информацию (Request For Information), включающий в основном вопросы, позволяющие квалифицировать поставщиков сервиса. После отбора, на второй стадии, объявляется запрос на коммерческое предложение (Request For Quotation), включающий требования к функционалу, качеству и стоимости сервисов. Деление процесса выбора на две стадии позволяет сделать его более эффективным. За счет значительного сужения круга участников конкурса после первой, квалификационной, стадии заказчик может более глубоко изучить предложения, полученные на второй стадии, описывающие суть предлагаемых услуг.

Основная цель составления RFP — закладка механизма, обеспечивающего получение от участников конкурса (тендера, аукциона) достаточной и удобной для анализа информации. Это первый шаг на пути принятия взвешенного решения о выборе поставщика. Часто такое решение является стратегическим. Аутсорсинг, как инструмент, способен повысить эффективность работы компании в целом за счет умения более эффективно распоряжаться ресурсами, а также сформировать для заказчика прозрачные модели управления объемом, качеством и стоимостью сервиса.

Структура

Идеальный RFP включает не только требования к участникам конкурса, но и разделы с детальной информацией о заказчике. Если в RFP содержатся данные, являющиеся коммерческой тайной, следует подписать с участниками Соглашение о конфиденциальности. Чем лучше поставщик будет осведомлен о специфике и требованиях бизнеса заказчика к ИТ, о зрелости процессов управления ИТ, об ИТ-инфраструктуре и статистике, тем больше вероятность, что его предложение попадет точно в цель.

Разделы RFP, включающие требования к поставщикам, можно разделить следующим образом:

  • квалификационные требования к организации поставщика сервиса;
  • требования к качеству услуг, отчетности;
  • требования к объему и функционалу услуг;
  • требования к ценообразованию, срокам и форме.

Данная структура не является окончательным рецептом, каждый заказчик в итоге варит свой уникальный суп. Однако, надо понимать, что грамотно составленная заявка способна сэкономить огромное количество времени, ресурсов и нервов всех участников. Определение в RFP методики, сроков, формы и объема подачи информации, описание процедуры оценки предложений, указание критериев оценки участников конкурса позволяет получить полные и удобные для сравнения технико-коммерческие предложения

 

Услуги компании

Популярные